盛科维CM会议管理平台系统(新售前方案) 文章

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  • 来源:东华大学教务处_贵州师范大学教务处_中国药科大学教务处山东理工
阅读模式 会议室计费模块 可以对会场制定收费标准,并根据会议办会情况生成帐单;可对未缴费单位进行催缴、限制权限等 Exchange双向同步模块 ●支持与Exchange2010及以上服务或Office365服务的数据同步 ●会议系统预订会议成功后,信息自动同步至Exchange服务器,参会人的Outlook日历同步更新 ●在Outlook客户端发起单一会议,信息自动同步至会议系统 集团管理模块 集团化管理功能,该功能代表清单中所有相关的业务管理都可按区域进行管理 移动端应用模块 支持原生APP及H5,支持IOS、Android平台 定制化 服务 门禁联动接口集成服务 中控联动接口集成服务 信发第三方业务接口集成服务 信息发布系统模板、节目定制服务 大客户定制化开发服务 系统界面初级客户化服务 移动端功能嵌入服务 第三方短信平台接入服务 第三方目录服务及SSO单点登录系统对接服务

  个人工作台

  个人工作台主要为用户提供两个功能:快捷方式、会议室占用日历看板。

  快捷方式为用户提供可根据习惯定制个性化快捷功能入口,提高操作效率。

  会议室占用日历看板,让用户直观的看到指定日期每个会议室的占用情况,可在看板上拖拽时间条进行快速预定。

  图4-2 个人工作台界面

  会议预定

  会议管理主要为用户提供了会议查询与预订、周期性会议预订、参会人管理、参会回复、会议时间控制功能。

  会议查询与预定

  会议查询:会议组织者能够明确看到自己当前组织的所有会议信息,可以根据会议主题、会议描述、会议组织者进行模糊查询;对分组、时间进行筛选;同时还提供了高级搜索,通过会议、会议室、会议分组、会议时间、状态、来源进行更为精确的查询功能。同时可以显示当前列表中选中会议的详细信息。方便查看以往的会议相关信息。

  会议预定:会议组织者能清晰高效地对会议时间、地点、人员、通知进行组织和安排。系统为用户提供智能冲突分析判断,确保在合适的时间、合适的地点、人员时间无冲突情况下,合理的安排会议。

  图4-3 会议预定界面

  会议分组:周例会、临时会议、商务会议等等,会议种类繁多,查看不方便。系统为用户提供自定义会议分组功能,用户可按自己的习惯整理会议分组,多角度的快速查找会议。

  会议通知:为保证会议不被遗忘,系统将会议通知即时的发送到参会人手机、邮件及WEB平台上,在会前根据用户的设置时间智能的提醒用户会议即将开始。

  参会人管理:会议的主人就是参会人,在新建会议如何方便的选中参会人,系统为用户提供参会人的统一管理,包括内部参会人和外部参会人两种。内部参会人根据系统现有人员进行选择添加,分为三种方式选人员、选机构、选分组;外部参与人可以自定义添加填写姓名、电话、邮箱、公司、职位信息保存即可添加。

  会议变更:在会议未开始前,组织者可以变更会议的时间地点,系统会将变更信息及时的发送给相关参会人。

  周期性会议预订

  该功能主要针对重复性会议的召开,如每日站立会议、每周的部门例会等,可以快速的建立每天或每周的会议,也能批量修改、变更、取消周期会议。系统提供日历形式,便捷的查看周期会议的状态及详细。

  图4-4 周期会议日历界面

  参会人管理

  会议的主人就是参会人,在新建会议如何方便的选中参会人,系统为用户提供参会人的统一管理,包括内部参会人和外部参会人两种。内部参会人根据系统现有人员进行选择添加,分为三种方式选人员、选机构、选分组;外部参与人可以自定义添加填写姓名、电话、邮箱、公司、职位信息保存即可添加。

  参会回复

  参会人收到会议通知后,可以在WEB端和移动端对会议邀请进行回复,可以选择参会、拒绝、代参。组会人可以在系统中看到所有会议回复信息,代参人员将在系统中进行特殊标注。

  会议时间控制

  会议控制主要是为了解决会议室的有效占用问题。从几方面来对会议室的使用进行控制,1、会议在预定时间内未开始,系统自动释放会议室;2、会议在开会过程中,保证无时间冲突的情况下,可以延长开会时间;3、会议需由组织者确定会议开始及结束。4、会议在指定时间内未结束,系统自动结束。

  图4-5 会议进度条界面

  会前资料管理

  会前资料管理主要为用户提供了会议资料、会议议程功能。

  会议资料

  该功能主要是针对需要在会议预定的同时,将会议资料一并管理起来存档查看的需求。系统支持会议预定时,上传各种类型的会议资料至系统中,所有相关参会人可以通过系统在线查看会议资料或下载资料。如果选择了增强组件信息发布管理,会议资料还可以被实时发送到信息发布屏上,这个功能适合希望在发布屏上显示会议排位、会议宣传等信息的需求。

  会议议程

  该功能主要是针对需要在会议预定的同时,将会议议程一并制定出来,让参会人知晓。选用此功能主要有两种场景需求:1、把会议议程显示在会议室门口的发布屏上,让人知晓开会的安排;2、在系统中更完整的管理和记录会议的内容。系统提供的会议议程功能,支持定义议程主题、时间、负责人等信息。

  图4-6 会议议程界面

  消息与通知

  信息与通知主要为用户提供了会议通知、临时通知、消息管理功能。

  会议通知

  为保证会议不被遗忘,系统将会议通知即时的发送到参会人手机、邮件及WEB平台上,在会前根据用户的设置时间智能的提醒用户会议即将开始。

  临时通知

  该功能是给组织者提供在会议预定后,给参会人或其他非参会人员发送短信、邮件等消息。系统支持手动发送参会通知快捷模板,也支持发送自定义消息。

  信息管理

  自定义发送短信和邮件,可以发送给系统内用户,也可以输入系统外用户的手机号或邮箱发送给系统外部用户

  会议室管理

  会议室管理是以会议室为视角将与会议室相关的工作进行统一整合,为会议的召开提前做好准备。包括:会议室台帐管理、会议室分组管理、会议室占用管理、会议室设备管理、会议室预留、会议室审批、会议室设备检修管理。

  会议室台帐管理

  系统提供了便捷的会议室台帐管理功能,方便对会议室进行增删改查,快捷完整的查询建立会议室台账;

  图4-7 会议室台帐及看板界面

  会议室分组管理

  企业管理会议室有集中式管理、分楼层管理、分片管理等不同管理纬度,为适应企业的不同管理需求,系统提供会议室分组功能,可以为企业自定义会议室分组,不同分组可设置不同管理员。

  会议室占用管理

  会议室占用管理是将用户最关心的信息进行了突出,以便用户更快捷地了解会议室何时空闲何时被占用,被谁占用等。会议占用情况的显示分为列表显示和图表显示两种,并提供了多视角的高级查询。

  图4-8 会议室占用情况界面

  会议室设备管理

  系统提供了便捷的功能方便会议室设备的增删改查,方便建立设备台账;

  系统提供了便捷的查询功能:可以根据会议室名称、设备分类、设备类型、设备名称等条件进行直接或组合查询与设备相关的各种信息。

  会议室预留

  该功能是为有工作任务需要占用会议室,但不是为开会而预留出来的会议室。占用会议室选择要占用的会议室、开始与结束时间、预留人、是否公开、预留原因等信息,确保工作需要时可以正常使用会议室。

  会议室审批

  该功能主要针对那些对企业里部分会议室有特殊使用权限的需求而设计,企业可设置哪些会议室需要进行审批,被定义为需要审批的会议室,在申请人申请预定后,请求会被送至会议室管理者,管理者审批通过后预定成功,如审批不通过可返回给申请人不通过的原因及建议。

  图4-9 会议审核界面

  会议室设备检修管理

  会议室设备是开好会议的必要条件,会议设备完备不完备、运行流畅不流畅直接关系到了会议效率的高低。会议室设备管理就是从设备的视角,对会议室设备进行统一管理,完成会议室设备从建立台账、会前检查、会后检查、设备保养、设备检修的全生命周期管理,确保会议室设备平时优、用时好。检修管理是通过建立检修计划、制定检修任务、完成维护保养对会议室设备进行日常的检修保养,做到平时该检必检、该修必修,确保会时的设备正常。

  图4-10 设备检修计划界面

  会议管理

  会议管理主要为用户提供了会议计划管理、会议类型管理、会议地图查询、会后任务管理功能。

  会议计划管理

  为组织建立会议计划体系,让领导和管理者能从宏观上把握会议情况。通过会议提前规划,领导和管理者可以按月、按年查看要召开的会议,控制不必要开的会议,对会议成本进行预算。

  会议类型管理

  支持用户多维度的管理会议,用户可以根据组织会议特点建议组织的会议类型树,类型树不限层级;

  各会议类型可拥有不同的制度要求、汇报要求、汇报模板及会议流程安排等,为规范企业组织会议提供信息化手段,方便会议组织者标准化开会的准备及资料等。

  会议地图查询

  会议地图是会议综合的可视化入口,可以从会议地图中查看个人或部门全年的会议安排,计划内的会议、已预约的会议、参与的或自己组织的会议;

  用户可查询全年、全月的会议视图,提供年、月、周、日多维度的会议数量及时长统计,并支持用户导出至Excel。

  图4-11 会议地图年视图

  会后任务管理

  会议任务创建、跟踪、提醒,任务执行、反馈,任务查询、统计、分析,报表导出等

  图4-12 会议任务详情界面

  图4-13 会议任务统计界面

  统计分析

  CM会议管理系统提供了强大的统计功能,统计分析可以根据管理需求和视角方便定制,系统提供了基本的统计分析功能:如会议任务完成率、会议室占用率、设备检修次数、按单位统计会议、按人统计会议等。

  图4-14 统计分析界面

  系统维护

  系统维护是CM系统的基础功能,主要提供给系统管理员使用。为企业运行CM提供基础的数据维护能力,包含组织机构管理、组织机构导入、用户管理、权限管理、日志管理、资源管理、机构同步等功能。

  会议签到管理

  CM为用户提供多种签到方式:

  通过手工在Web端签到;

  通过手机移动APP扫描二维码方式进行签到;

  生成会议室二维码,通过手机扫描跳转登陆进行签到;

  结合门禁进行会议签到及权限控制。

  如果项目现场已经安装了门禁系统,可以将门禁信息与CM系统的组织机构系统进行关联,可结合员工的门禁卡,参会时在门禁刷卡机上进行签到,门禁系统将员工签入签出信息传给会议系统,实现签到信息的管理和统计;同时可以实现会议室门禁管控功能,在开会期间非参会人无法刷卡开门进入会议室,避免因误闯入打扰会议进行。

  图4-15 门禁系统联动界面

  会议记录纪要管理

  所有参会人均可以进行会议记录,记录内容包括:文字、图片、录音,记录与移动APP实时同步。同时可以将会议记录分享到其他平台;

  记载、传达会议情况和议定事项的公文。可以分享会议纪要到其他平台。

  投票表决

  该功能主要是为提供组织人员可以发布投票,填写投票主题、目的、表决项、投票方式、投票截止时间、结果设置,其他参会人员参与投票,选举或表决,选中自己的满意票。进行民主决议。

  会议服务管理

  会议服务相关公共资源的管理(如咖啡、果盘、白板、投影等);

  会议组织者提出会务需求、会务人员收到服务通知;

  会议组织者可对会场服务给出评价及建议;

  管理者可审核服务评价,评价审核通过后生效,并可回复评价;

  管理者可以看到会场服务的整体满意度评价、会务人员的满意度评价及办会人员提出的建议等;

  黑名单管理功能。

  信息发布模块

  信息发布管理是将系统记录的会议信息及时同步发布到显示设备,同时也可以将某一会议的定制信息发布到指定的显示设备,以便所有人员了解当前会议的详细情况。

  节目管理

  该功能是会议室终端显示效果设置,所见即所得的节目编辑和友好的交互体验,可以选择模板,也支持各种组件的自由组合,包括wmv、avi、flv、rm、rmvb、mpg视频、MP3、wma音频、office、flash、相册、图片、文本、html、时间等各种文件;支持基础组件与业务自定义组件的组合。

  图4-16 新建节目界面

  资源管理

  该功能是资源素材多级视角管理,支持视频、音频、flash、office、图片、背景图片分类管理,实现资源的上传、下载、删除、分类以及资源详情的查看。主要是作为播放节目的素材。还包括节目模板管理,可以设计保存节目模板方便复用。

  终端管理

  该功能是信息发布终端通过注册方式,在终端管理中统一进行维护管理。可对终端的默认播放背景进行可视化的自定义修改,变更LOGO、背景、终端关联会议室;支持终端实时监控,节目播放的远程画面,远程开关机操作;支持对终端按周、按天设定开关机任务;支持管理员、操作员权限控制。

  会场监看与控制

  该功能可以与第三方中控进行集成,通过网络型中控对会议室的设备进行远程控制。受控设备可以在会议室查询中进行中控管理,定义开机与关机的操作名称与操作指令,可以远程开启或关闭电子设备,同时记录设备远程控制的执行记录。

  另外如果需要随时观察各会议室的情况,只要接入网络摄像头,就可以通过系统及时了解会场情况。

  图4-17 会议室现场画面界面

  计费管理

  该功能是给会议室管理者提供对会场制定收费标准,选择会议场所填写计费标准制定收费标准,同时可以对已经制定收费标准的会议场地进行修改和删除;根据会议办会情况自定义日期区间生成会议账单;在账单明细中展示已缴费和未缴费办会单位,可对未缴费单位进行催缴、限制权限等操作。

  Exchange双向同步

  支持exchange2010及以上服务器或office365服务的数据同步;

  支持会议系统预订会议成功后,信息自动同步至exchange服务器,参会人的outlook日历同步更新;

  支持在outlook客户端发起单一会议,信息自动同步到会议系统。z

  集团管理模块

  主要为集团公司可在同一系统下管理所有区域提供,区域间互相隔离不干扰

  移动端应用

  预定会议

  预定会议室是移动端的特色应用之一,用户通过移动终端的触摸屏手势预定会议室,除了给用户具有快速、便捷、时尚触摸的感觉以外,更能给用户耳目一新的感觉,移动办公,随点随定,拉拽自如。

  该功能主要是帮助会议组织者方便、快捷的查询定位会议室,并且进行会议室的预定。新建会议室可以预定会议室。同时提供会议室筛选功能,以方便用户快速查看适合的会议室。

  图4-18预定会议示意图

  管理会议

  管理会议主要是管理用户自己相关的会议动态信息,提供不同的展示方式,用户可以根据自己的习惯随意切换查看方式。点击可查看会议详情信息,包括基本信息、会议议程、参会人、会议资料、投票、记录、会议纪要等信息。

  图4-19会议查看方式示意图

  参加会议

  预定会议之后系统会通过系统内部推送、短信或者邮件通知参会人,参会人接受通知消息,也包括会议的变更与取消信息。用户根据信息参加会议。

  图4-20参会通知示意图

  参会人可以根据自己实际情况回复组织者是否参加会议,以统计参会人员的参会情况。

  图4-21参会人员回复示意图

  控制会议

  会议组织者可以通过手机App控制会议开始、延时、结束等操作。组织者通过会议控制功能,可以准确把握会议的进度。比如,会议通知发出后,大家都回复没有时间参加,对于这种组织者可以取消会议;领导时间安排有冲突,可以变更会议时间;会议预定时间快到了,可以提前开始会议让大家可以提前签到。

  图4-22会议控制计时示意图

  统计会议

  统计会议可以让用户明确知道自己参加了多少会议,分为会议年历与会议月历,统计出参加的会议次数和累计时长,点击进入可以查看参加过的会议列表信息。

  图4-23会议统计示意图

  定制化服务

  门禁联动接口集成服务

  中控联动接口集成服务

  信发第三方业务接口集成服务

  信息发布系统模板、节目定制服务

  大客户定制化开发服务

  系统界面初级客户化服务

  移动端功能嵌入服务

  第三方短信平台接入服务

  第三方目录服务及SSO单点登录系统对接服务

  CM&OA&无纸化系统集成功能介绍文档

  随着信息化的飞速发展,社会各大企业中的信息化建设非常完善,如OA办公自动化、无纸化系统等,但大多数系统的信息处于信息孤岛。

  CM会议管理系统,开放接口,可以与任意系统进行对接与集成,实现系统间的无缝连接、数据共享,解决各系统间的信息孤岛。

  CM系统与第三方系统之间对接基于外网、内网或者VPN网络环境,使用webservice或者https等协议完成相关数据的传输。

  (一)、CM与第三方系统对接方式

  下面介绍CM会议室管理系统与OA、无纸化系统对接方式

  1、CM&OA系统对接方式

  需求描述:CM与OA对接后,实现人员组织机构同步且实现统一身份认证。

  接口描述:

  1)人员组织机构同步

  系统支持两种同步方式:接口同步、数据库同步,根据实际情况可任选其一。

  a)接口同步

  CM系统提供接口,对人员组织机构的增删改进行同步,OA实时将数据通过接口同步到CM,CM将接到的数据对自身数据库进行增删改操作。

  b)数据库同步

  由OA提供中间数据库,并且创建两张中间表,一张存储组织机构,另一张存储人员信息。CM提供表结构。

  由OA编写脚本定时向中间库推送组织机构信息,推送时间由实际情况而定。

  2)单点登录

  同步方式:接口同步

  CM提供链接,供OA单点登录跳转使用。OA单点登录时,将登录的人员数据,隐士传输到CM提供的链接中,CM进行人员验证,最终实现单点登录。CM支持单一用户名验证,也支持用户名密码验证。

  2、CM&无纸化系统对接方式

  需求描述:

  CM新建会议后,将会议相关数据同步到无纸化系统;

  CM会议信息更新后,数据同步到无纸化系统;

  无纸化系统内部产生的操作数据,如文件批注等同步到CM系统。

  接口描述:

  CM需要同步到无纸化系统的信息(据情况而定)

同步数据 数据内容 会议基本信息 会议ID、会议主题、会议开始时间(年月日时分)、会议结束时间(年月日时分)、会议地点(内部、外部)、会议组织者、内部参会人、会议状态、会议描述、外部参会人 人员信息(内部) 会议ID、人员ID、姓名、职位、部门ID、部门名称 人员信息(外部) 会议ID、姓名、电话、邮箱、公司、职务 会议的议题信息 议题名称、负责人、议题开始时间(年月日时分)、会议ID、议题ID

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